Il reindirizzamento (o inoltro automatico) fa sì che ogni messaggio in arrivo su una casella venga automaticamente rispedito a un altro indirizzo. Serve quando si cambia indirizzo, quando si lascia scoperta una casella durante le ferie, o quando più persone devono ricevere la posta di un indirizzo comune.
Come si imposta
In Gmail: Impostazioni → Inoltro e POP/IMAP → Aggiungi indirizzo di inoltro. Google invia un codice di conferma all’altra casella: finché non lo confermi, l’inoltro non parte. In Outlook sul web: Impostazioni → Posta → Inoltro. Su una casella di dominio aziendale l’inoltro si imposta dal pannello del provider o del gestore del dominio.
Ovunque, ricordati della spunta “conserva una copia”: senza, i messaggi passano oltre e la casella di partenza resta vuota.
Inoltro o alias?
Sono cose diverse e vengono spesso confuse. L’alias è un secondo nome della stessa casella: amministrazione@ che consegna nella casella di Maria, senza che esista una casella separata. Il reindirizzamento parte da una casella vera e sposta i messaggi altrove.
Per gli indirizzi di funzione — info@, ordini@, amministrazione@ — l’alias è quasi sempre la scelta migliore: niente caselle doppie da gestire e niente messaggi che rimbalzano in giro.
Il problema che l’inoltro può creare
Un messaggio inoltrato viene rispedito dal tuo server con il mittente originale: per i sistemi antispam è una situazione ambigua, e capita che i messaggi inoltrati finiscano nella posta indesiderata o vengano respinti. Se hai impostato un inoltro e “certi messaggi non arrivano”, quasi sempre è questo.
Quando invece è un allarme
Chi entra in una casella altrui, come prima cosa, imposta spesso un inoltro nascosto verso un indirizzo proprio: così continua a leggere tutta la corrispondenza anche dopo che la vittima ha cambiato password. È il meccanismo alla base delle truffe sui cambi di IBAN, dove qualcuno legge per settimane gli scambi con i fornitori e poi si inserisce al momento giusto.
Vale la pena controllare ogni tanto, in ogni casella aziendale, la sezione inoltri e regole: se c’è un inoltro che non hai creato tu, la casella è compromessa. In quel caso cambia password, attiva la verifica in due passaggi e verifica cosa è stato letto.
Facciamo questo controllo come parte della sicurezza della posta elettronica delle aziende che seguiamo: se non l’hai mai fatto, scrivici.