Stampare, firmare, scansionare e rimandare è una procedura che fa perdere giorni e che nessuno ha più voglia di fare. La firma online risolve, ma bisogna sapere quale firma serve: non sono tutte uguali.
Le tre firme, in breve
- Firma elettronica semplice: il clic su “accetto”, la firma tracciata col dito. Vale come prova, ma può essere contestata più facilmente. Va benissimo per un preventivo o un modulo interno.
- Firma elettronica avanzata: identifica chi firma e garantisce che il documento non sia stato modificato dopo. È il livello giusto per contratti e incarichi.
- Firma digitale (qualificata): la più forte, con certificato rilasciato da un ente accreditato. Obbligatoria per certi atti verso la pubblica amministrazione.
Come funziona in pratica
- Carichi il documento e indichi chi deve firmare.
- Ognuno riceve un’email con il collegamento, apre, legge e firma dal telefono o dal computer.
- A firma completata tutti ricevono il documento firmato e la relazione tecnica con date, orari e verifiche di identità.
Quella relazione è la parte che conta: è la prova di come è avvenuta la firma. Va conservata insieme al documento — e qui torna utile un archivio della posta che tenga tutto in ordine.
