Chiudere un indirizzo email richiede due minuti. Il problema è tutto quello che ci resta attaccato: gli account che usano quell’indirizzo per il recupero password, le fatture che continuano ad arrivarci, le conversazioni di anni. Fai questi passaggi prima, non dopo.
1. Scarica una copia della posta
Una volta chiusa, la casella non si recupera. Configurala in un programma di posta, lascia che scarichi tutto e poi esporta l’archivio: la procedura è la stessa che trovi in come salvare le email.
2. Cerca dove hai usato quell’indirizzo
È il passaggio che salta quasi tutti. Cerca nella casella le parole registrazione, benvenuto, conferma account, password: ti compare la lista dei servizi legati a quell’indirizzo. Banca, fornitori, SPID, negozi online, social, PEC, assistenza del gestore telefonico. Cambia l’indirizzo su ciascuno prima di chiudere.
Attenzione particolare a dove quell’email è l’indirizzo di recupero di un altro account: se lo chiudi, il giorno che perdi quella password resti fuori definitivamente.
3. Metti un inoltro e un avviso, per qualche mese
Invece di chiudere subito, imposta l’inoltro automatico verso il nuovo indirizzo e una risposta automatica che comunichi il cambio. Tre o sei mesi bastano a intercettare chi scrive di rado — il commercialista, un fornitore annuale, un cliente che torna.
4. Solo alla fine, chiudi
La procedura cambia da provider a provider, ma sta sempre nelle impostazioni dell’account, sotto voci come Chiudi account o Elimina casella. Per gli indirizzi di un dominio aziendale la cancellazione la fa chi amministra il dominio.
Se è l’indirizzo di un dipendente che se ne va
Qui la regola è diversa e vale la pena conoscerla: la casella aziendale di una persona che lascia l’azienda non va né lasciata attiva né cancellata d’impulso. Il Garante privacy indica una strada precisa — disattivare la casella entro tempi ragionevoli, informare chi scrive con un messaggio automatico che indica il nuovo riferimento, e non leggere la corrispondenza personale del dipendente.
La cosa da fare prima è assicurarsi che le comunicazioni di lavoro contenute lì dentro — ordini, accordi, fornitori — restino accessibili all’azienda attraverso un archivio della posta, non attraverso la casella personale di qualcuno.
Gestisci il ricambio di collaboratori e non sai come trattare le loro caselle? Scrivici: è una delle cose che sistemiamo più spesso.