Il telefono è ancora il modo in cui ti trovano i clienti. Eppure in molte piccole aziende funziona peggio di tutto il resto: chiamate che squillano a vuoto perché la persona è fuori, collaboratori che danno il numero personale, nessuno che sappia dire quante chiamate sono andate perse ieri.
Cosa cambia con un centralino VoIP
VoIP vuol dire che le telefonate viaggiano sulla connessione internet invece che sul vecchio doppino. Detto così sembra un dettaglio tecnico; in pratica cambia sei cose nella giornata di lavoro.
- Un numero solo per l’azienda, che risponde sempre: in ufficio, sul cellulare, a casa. Chi chiama non sa e non gli interessa dove sei.
- Interni per ogni persona, con trasferimento di chiamata anche fra città diverse, senza costi di chiamata interna.
- Risponditore e orari: fuori orario parte un messaggio tuo, non il silenzio o la segreteria del gestore.
- Gruppi di risposta: se il primo non risponde squilla il secondo, poi il terzo. Le chiamate perse diventano l’eccezione.
- I numeri li porti con te: la portabilità mantiene il numero storico dell’azienda, quello stampato su tutto.
- Lo storico delle chiamate: chi ha chiamato, quando, quanto è durata, chi non ha risposto. Dati che prima non avevi.
E quanto si risparmia
Il risparmio sul canone c’è ma non è il motivo principale: spariscono i costi delle linee multiple, le chiamate fra sedi e interni non si pagano, e non c’è più un apparato da sostituire ogni cinque anni. Il vantaggio vero è un altro: le telefonate smettono di essere l’unica parte dell’azienda di cui nessuno ha i numeri.
Il cellulare diventa un interno
Chi lavora fuori riceve le chiamate dell’ufficio sul telefonino e, quando chiama, mostra il numero aziendale. Due conseguenze pratiche: il numero personale resta personale, e chi lascia l’azienda non si porta via i contatti dei clienti. Come funziona nel dettaglio.
Dove si ferma un centralino normale
Qui però finisce quello che sa fare un centralino, anche buono. Il telefono sta da una parte, i clienti in un gestionale, le richieste di assistenza nella posta, le registrazioni su un computer in ufficio e il resto su un foglietto attaccato al monitor. Ogni volta che serve ricostruire una storia si aprono quattro cose diverse, e si spera che qualcuno si sia ricordato di scriverla.
UNICOVOIP: il centralino e tutto il resto in una schermata
Per risolvere esattamente questo abbiamo costruito UNICOVOIP, il nostro centralino con la piattaforma di gestione integrata. È lo stesso impianto che usiamo noi tutti i giorni in Helpwebnet, e che oggi installiamo presso i nostri clienti.
La differenza sta in una frase: un posto solo, invece di cinque. Il telefono squilla e sullo schermo si apre già la scheda di chi sta chiamando, con lo storico di cosa vi eravate detti.
Le sei cose che ci trovi dentro
- Il pannello degli interni: chi è libero, chi è occupato, chi non risponde. Deviazioni, orari e messaggi li cambiate voi, senza chiamare il tecnico.
- La scheda cliente che si apre da sola mentre il telefono squilla, con accanto le email già scambiate.
- Le richieste di assistenza: apri il ticket mentre sei ancora in linea, e resta legato al cliente, al numero e alla registrazione.
- Le conversazioni registrate, ricercabili per data, numero, interno o cliente, con avviso agli interlocutori e conservazione a norma.
- Gli avvisi che squillano: un’urgenza o l’allarme di un sistema fa squillare gli interni giusti e una voce dice cosa è successo. Anche di notte.
- Si apre dal browser, senza installare niente: ufficio, casa, telefono. Ognuno entra col proprio accesso e vede solo la parte che gli compete.
Vedi com’è fatto il pannello →
Il passaggio dura una mattina
I numeri restano i vostri, compresi quelli storici, e il vecchio impianto resta acceso in parallelo finché non siete tranquilli. Prima un sopralluogo, anche da remoto, per sapere cosa si riutilizza e cosa no — quasi sempre i telefoni recenti si riconfigurano e non si buttano — poi la configurazione mentre il vecchio centralino continua a lavorare, infine il passaggio dei numeri. Nessun giorno senza telefono. I tre passi del cambio.
Quanto costa
Ogni cliente ha un centralino dedicato su un proprio server: se un altro cliente ha un guasto, il vostro centralino non se ne accorge. Si paga un canone per interno attivo più il canone del centralino dedicato. Interni: Essenziale 2,50 € a interno al mese (centralino, pannello, rubrica condivisa, telefoni in sede e in mobilità), Completo 5,00 € a interno al mese con in più il collegamento al CRM e ai ticket, le registrazioni e gli avvisi vocali. A questo si aggiunge sempre il canone del centralino dedicato (server riservato, backup giornaliero, monitoraggio, aggiornamenti di sicurezza, protezione antifrode): 9 € al mese fino a 15 interni (attivazione una tantum 190 €), 15 € al mese da 16 a 40 interni (attivazione 290 €), 39 € al mese oltre 40 interni o per call center (attivazione 490 €). Esempio: 3 interni Essenziale = 7,50 + 9 = 16,50 € al mese più 190 € una tantum. Prezzi IVA esclusa; restano fuori telefoni e accessori, traffico telefonico e canone dei numeri. Per più sedi o per il collegamento a un gestionale vostro si fa un progetto su misura. Il dettaglio dei piani e delle fasce · le domande che ci fanno sempre.
In cloud o in sede
Per la maggior parte delle piccole aziende il centralino in cloud è la scelta giusta: niente apparati da comprare, si attiva in pochi giorni e si paga a interno. Quando ci sono esigenze particolari — integrazioni con il gestionale, numeri multipli, sedi collegate — installiamo un centralino in sede e lo gestiamo da remoto.
In entrambi i casi ce ne occupiamo noi: configurazione, portabilità dei numeri, telefoni, app sui cellulari e assistenza continuativa. In tutta Italia, perché il centralino si installa e si gestisce da remoto: la nostra sede non deve essere la vostra.
Il passo successivo
Venti minuti in videochiamata, guardiamo insieme com’è fatto oggi il vostro telefono e vi mostriamo il pannello dal vivo. Senza impegno.
Prenota la demo su UNICOVOIP → · oppure raccontaci come rispondete oggi al telefono e ti diciamo cosa cambierebbe.
Il cellulare come interno · supporto IT per PMI · consulenza informatica