Archiviazione Email

Pochi sanno che l’archiviazione della corrispondenza elettronica è obbligatoria anche in Italia oltre che in altri paesi. Leggi di più
E a proposito di compliance, è questo è importante se ti stai allineando al GDPR, in particolare in riferimento agli articoli 1 e 20. Se ti interessa e vuoi approfondire clicca qui.

La maggior parte dei provider di posta elettronica non consentono di archiviare grandi quantità di posta, per non far decadere le prestazioni. Se viene implementato un sistema di archiviazione della posta elettronica, si possono cancellare dal server tonnellate di email: la vostra posta elettronica sarà così nuovamente performante.

Spesso i messaggi di posta elettronica vengono inviati a più persone il che si traduce in un inutile spreco di spazio.
Un sistema di archiviazione di posta elettronica può farti risparmiare anche più del 50% dello spazio su disco occupato dai messaggi di posta elettronica. Una soluzione professionale di archiviazione della posta elettronica incorpora un sistema di compressione e riduzione del numero totale dei messaggi.

Un sistema di archiviazione email è in grado di intercettare tutte le email in ingresso e uscita. Per questo l'archiviazione è un salvataggio o backup di tutta la comunicazione aziendale. Se dovessero servire tutte le email di un determinato cliente o di un determinato reparto sarebbe possibile recuperarle con pochi click. Ciò non significa che il backup del mailserver non sia necessario. Il backup è un'altro tipo di operazione.
Sei interessato a capire meglio le differenze fra backup e archiviazione delle email? Scopri quante volte l’archiviazione è più forte del backup.

Outlook e i file .PST sono un problema per tutti, e quando la dimensione della cassetta postale cresce, i problemi aumentano: si corrompono, rallentano Outlook, sono difficili da gestire e da conservare, visto che a volte raggiungono dimensioni di molti Gigabyte. Inoltre per loro natura i file .PST non sono adatti a tenere le informazioni all’infinito. Per questo spesso le versioni dei software di gestione email, si aggiornano proprio per gestire file PST sempre più grandi. La nostra soluzione tratta dei file PST di dimensioni molto inferiori.

Gli utenti tendono a mantenere tutte le mail sul server, anche quelle più vecchie di anni, senza cancellare mai niente: la realtà è che possano sempre servire e così le possono consultare da qualsiasi posto. Perciò gli amministratori di rete devono impostare dei limiti, come la dimensione dei file allegati, e lo spazio online. Così gli utenti che non riescono ad inviare le loro email se gli allegati eccedono il dovuto. Per questo la soluzione dell'archiviazione delle email, è la strada giusta.

Nelle email aziendali c'è la quasi totalità degli accordi, dei pagamenti, degli incassi e tanto altro. Tutti i rapporti con i clienti ed i fornitori sono nelle email. Tanti dati contabile-fiscale, sono nelle email dell'azienda. Configurando correttamente l’archiviazione email è possibile intercettare e archiviare ogni singolo messaggio in ingresso e in uscita. In questo modo anche se qualche utente cancella delle email dalla propria posta elettronica, nell’archivio aziendale è sempre disponibile una copia non cancellabile: così nessuna informazione andrà persa..

I messaggi archiviati sono indicizzati, così come gli allegati: in questo modo richiamare un messaggio dall’archivio è questione di pochi secondi e può essere eseguito direttamente in un comodo client via web oppure direttamente in Outlook. In questo modo ogni utente potrà risolvere da solo senza necessità di recuperare una vecchia email. Gli utenti saranno contenti di poter risolvere da soli senza l'aiuto di un tecnico o di uno specialista.